Polityka Prywatności

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH 

STAR MANAGER PIOTR SOBIK  

 § 1

  1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) stanowi mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w Agencji STAR MANAGER Piotr Sobik, z siedzibą w Rybniku (44-200) przy ul. Rudzka 13c, NIP: 642-274-30-63 (dalej jako STAR MANAGER). 
  2. Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
  3. Polityka zawiera:

a)opis zasad ochrony danych obowiązujących w STAR MANAGER;  

b)odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych);  

 § 2

  1. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest PIOTR SOBIK – Właściciel. 
  2. Piotr Sobik powierza realizację zadań związanych z wdrożeniem i utrzymaniem Polityki STAR MANAGER.  
  3. Za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiada Piotr Sobik. 
  4. Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są wszyscy członkowie personelu STAR MANAGER.
  5. Piotr Sobik powinien też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez STAR MANAGER. 


§3

  1. Skróty i definicje: 

a)Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.  

b)RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).  

c)Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.  

d)Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne. 

e)Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.  

f)Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa. 

g)Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia 

h)Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.  

i)Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której STAR MANAGER powierzył przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość). 

j)Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. 

k)IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych. 

l)RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych. 


§ 4

  1. Ochrona danych osobowych w STAR MANAGER opiera się o następujące filary:

a)Legalność – STAR MANAGER dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem. 

b)Bezpieczeństwo – STAR MANAGER zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie. 

c)Prawa Jednostki – STAR MANAGER umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje. 

d)Rozliczalność – STAR MANAGER dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność. 

  1. Przetwarzając dane osobowe STAR MANAGER kieruje się następującymi zasadami:

a)legalizmu – przetwarzanie w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem; 

b)rzetelności – przetwarzanie rzetelne i uczciwie;  

c)transparentności – przetwarzanie w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą; 

d)minimalizacji – przetwarzanie w konkretnych celach i nie „na zapas”; 

e)adekwatności – przetwarzanie nie więcej niż potrzeba; 

f)prawidłowości – przetwarzanie z dbałością o prawidłowość danych; 

g)czasowości – przetwarzanie nie dłużej niż potrzeba; 

h)bezpieczeństwa – przetwarzanie w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych. 

§ 5

  1. System ochrony danych osobowych w STAR MANAGERskłada się z następujących elementów:

1)Inwentaryzacja danych. STAR MANAGER dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych przez niego przetwarzanych, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym: 

a)przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe); 

b)przypadków przetwarzania danych osób, których STAR MANAGER nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane); 

c)przypadków przetwarzania danych dzieci; 

d)profilowania; 

e)współadministrowania danymi. 

2)Rejestr. STAR MANAGER opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w STAR MANAGER. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 1 do Polityki. 

3)Podstawy prawne.  STAR MANAGER zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:  

a)utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość, 

b)inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu STAR MANAGER 

4)Obsługa praw jednostki.  STAR MANAGER spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym: 

  1. a)Obowiązki informacyjne. STAR MANAGER przekazuje osobom, prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków. 
  2. b)Możliwość wykonania żądań. STAR MANAGER weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających. 
  3. c)Obsługa żądań. STAR MANAGER zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany przez RODO i dokumentowane. 
  4. d)Zawiadamianie o naruszeniach. STARMANAGER stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.  

5)Minimalizacja. STAR MANAGER posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym: 

  1. a)zasady zarządzaniaadekwatnością danych; 
  2. b)zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych; 
  3. c)zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;  

6)Bezpieczeństwo. STAR MANAGER zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym: 

  1. a)przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
  2. b)przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
  3. c)dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
  4. d)stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami. 

7)Przetwarzający. Administrator weryfikuje przetwarzających dane na rzecz STAR MANAGER pod kątem gwarancji realizacji wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), a także sprawdza sposób wykonywania umów powierzenia. 

8)Eksport danych. STAR MANAGER weryfikuje, czy nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodne z prawem warunki takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce. 

9)Privacy by design. STAR MANAGER zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu uruchamianie nowych projektów i inwestycji w STAR MANAGER wywołuje konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.  

  1. STAR MANAGER przeprowadza inwentaryzację danych, o których mowa w ust. 1, także w dalszej części Polityki przy użyciu odrębnych arkuszy, które znajdują się w Analizie ryzyka naruszenia praw i wolności osób. Dokument ten stanowi załącznik nr 2 do Polityki. 
 
§6
  1. STAR MANAGER identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz zapewnia zgodność z prawem przetwarzania danych wrażliwych. 
  2. STAR MANAGER identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i zapewnia realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
  3. STAR MANAGER identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i zapewnia zgodność tego procesu z prawem. 
  4. STARMANAGER identyfikuje przypadki współadministrowania danymi. 
 
§7
  1. Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności. 
  2. STAR MANAGER prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
  3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających STAR MANAGERrozliczanie większości obowiązków ochrony danych. 
  4. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą STAR MANAGERuznała za odrębnądla potrzeb Rejestru, STAR MANAGER odnotowuje co najmniej: 

a)nazwę czynności,  

b)cel przetwarzania,  

c)opis kategorii osób,  

d)opis kategorii danych,  

e)podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu STAR MANAGER, jeśli podstawą jest uzasadniony interes,  

f)sposób zbierania danych,  

g)opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających),  

h)informację o przekazaniu poza EU/EOG;  

  1. i)     ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
 
§ 8
  1. STAR MANAGER dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania. 
  2. Wskazując ogólną podstawę prawną(zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel)STAR MANAGER dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń. 
  3. STAR MANAGER zarządza zgodami gromadząc je i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).

 

§ 9

  1. STAR MANAGER dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
  2. STAR MANAGER ułatwia osobom korzystanie z ich praw.
  3. STAR MANAGER dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
  4. STAR MANAGER wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
  5. W celu realizacji praw jednostki STAR MANAGERzapewnia możliwość działań pozwalających zidentyfikować dane konkretnychosób przetwarzane przez STAR MANAGER, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany. 
  6. STAR MANAGER dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
  7. Wzór klauzuli informacyjnej w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą stanowi załącznik nr 3 do Polityki.
  8. Wzór klauzuli informacyjnej w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą – stanowi załącznik nr 4 do Polityki. 
  9. Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowi załącznik nr 5 do Polityki.
    § 10
  1. STAR MANAGER określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
  2. STAR MANAGER informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
  3. STAR MANAGER informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
  4. STAR MANAGER informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej. 
  5. STAR MANAGER określa – jeśli go to dotyczy – sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych,tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym). 
  6. STAR MANAGER informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
  7. STAR MANAGER informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
  8. STAR MANAGER informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
  9. STAR MANAGER informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
  10. STAR MANAGER bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.


§ 11

  1. Realizując prawa osób,których dane dotyczą, STAR MANAGER zapewnia gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), STAR MANAGER może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu. 
  2. STAR MANAGER informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
  3. STAR MANAGER informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
  4. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, STAR MANAGER informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych STAR MANAGER nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych. 
  5. Na żądanie STAR MANAGER wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. STAR MANAGERmoże wprowadzić i utrzymywać cennik kopii danych, zgodnie z którym będzie pobierał opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana będzie w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych. 
  6. STAR MANAGER dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. STAR MANAGER ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych STAR MANAGER informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby. 
  7. STAR MANAGER uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. STAR MANAGER ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. STAR MANAGER nie musi przetwarzać danych, które są mu zbędne) STAR MANAGER może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.  
  8. Na żądanie osoby, STAR MANAGER usuwa dane, gdy:
  9. a)dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
  10. b)zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
  11. c)osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
  12. d)dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
  13. e)konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
  14. f)żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).
  15. STAR MANAGER zapewnia efektywną realizację prawa do usunięcia danych przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
  16. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez STAR MANAGER, podejmuje on rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. 
  17. W przypadku usunięcia danych STAR MANAGER informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
  18. STAR MANAGER dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
  19. a)osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
  20. b)przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
  21. c)STAR MANAGER nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, 
  22. d)osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie STAR MANAGER zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu. 
  23. W trakcie ograniczenia przetwarzania STAR MANAGER przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
  24. STAR MANAGER informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych STAR MANAGERinformuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby. 
  25. Na żądanie osoby STAR MANAGER wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi,jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona STAR MANAGER, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych STAR MANAGER. 
  26. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez STAR MANAGERw oparciu o jego uzasadniony interes lub o powierzone STAR MANAGER zadanie w interesie publicznym, uwzględni on sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie STAR MANAGER ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 
  27. Jeżeli STAR MANAGER prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. STAR MANAGER uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym. 
  28. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez STAR MANAGER na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tymewentualnie profilowania), STAR MANAGER uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania. 


§ 12

  1. STAR MANAGER dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: 
  2. a) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), 
  3. b) dostępu do danych, 
  4. c) czasu przechowywania danych. 
  5. STAR MANAGER dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok. 
  6. STAR MANAGER przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacyby design). 
  7. STAR MANAGER stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: 
  8. a) prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), 
  9. b) fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń)
  10. c) logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).
  11. Wzór upoważnienia i zobowiązania do zachowania poufności stanowi załącznik nr 6 do Polityki. 
  12. STAR MANAGER stosuje kontrolę dostępu fizycznego do swoich pomieszczeń. 
  13. STAR MANAGER dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających. 
  14. STAR MANAGER dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. 
  15. STAR MANAGER zapewnią kontrolę cyklu życia danych osobowych w firmie, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasusą usuwane z systemów STAR MANAGER, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez STAR MANAGER. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

    § 13
  1. STAR MANAGER zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez STAR MANAGER.
  2. STAR MANAGER przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
  3. a)zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji,cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych. 
  4. b)kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
  5. c)przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii, analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
  6. d)ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania, w tym ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jakie uzna za celowe. 
  7. STAR MANAGER dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.
  8. STAR MANAGER stosuje metodykę oceny skutków, która zostanie przyjęta,gdy zgodnie z analizą ryzyka naruszenie praw i wolności będzie wysokie.  
  9. STAR MANAGER stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnieniacyberbezpieczeństwa w STAR MANAGER i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez STAR MANAGER dla tych obszarów.  
  10. STAR MANAGER stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.


§ 14

  1. STAR MANAGER zobowiązany jest do takiego doboru kontrahentów, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na STAR MANAGER. 
  2. STAR MANAGER przyjął minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące załącznik nr 7 do Polityki Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych.
  3. STAR MANAGER rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych. 


§ 15

  1. STAR MANAGER zapewnia rejestrację ewentualnych przypadków eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).
  2. Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadowIT), STAR MANAGER okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

    § 16
  1. STAR MANAGER zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. 
  2. W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez STAR MANAGER odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.